Samenwerken met externe opleiders

Bij weerkerende maatwerkopleidingen zal de relatie met je externe opleiders meer en meer de vorm aannemen van een vertrouwensrelatie met wederzijdse openheid en kritische houding.

Aandachtspunten:
leg de afspraken schriftelijk vast
heb aandacht voor de evaluatie van de samenwerking

Leg de afspraken schriftelijk vast

Om een vlotte samenwerking te verzekeren leg je best de verwachtingen en opdracht vast in een opleidingscontract. Hierin maak je afspraken over:

• doel van de opleiding (met eventueel vermelding van subdoelen in operationele termen)
• het cursusmateriaal
• de opleidingslocatie
• de trainer van de opleiding
  
• de inhoud en het programma
• de wederzijdse annuleringsvoorwaarden
  
• minimum en maximum aantal deelnemers
  
• de opleidingsmethodiek, didactische aanpak
• het al dan niet afleveren van een getuigschrift
  
• de concrete planning: datum, plaats, uren van de opleiding
  
• wie instaat voor de niet-inhoudelijke organisatie (opvolgen inschrijvingen, aan- en afwezigheden enzovoort)
• over de evaluatie en terugkoppeling (wie doet de evaluatie, op welke wijze, rapportering...)
  
• de prijsafspraken (gedetailleerde kostprijsberekening: ontwikkelkost – lesgeverskost – kost didactisch materiaal – verplaatsingsonkost – BTW …)
• betalingsvoorwaarden (tijdstip van facturatie)
  
• eigendomsrechten
  
• garantie van discretie
  
• wie privaatrechtelijk instaat voor de lesgever (arbeidsongevallen)
  
• ...
  

Tip: Neem in het contract ook de gegevens van de trainer op. In de meeste gevallen is de persoon met wie het contract afgesloten wordt niet de persoon die de opleiding zal geven.

Heb aandacht voor de evaluatie van de samenwerking

Naast evaluatie op cursusniveau is ook de evaluatie van de onderlinge samenwerking met de opleidingsverstrekker belangrijk.

Deze evaluatie kan zowel via een formulier als via een afrondend gesprek gebeuren. Van de mondelinge evaluatie wordt een verslag gemaakt. De samenwerking in het algemeen wordt besproken, de organisatie van de cursus, de voorgestelde locatie, … Je evalueert best binnen de drie maanden nadat de opleiding is doorgegaan.

Tip 1: Ontwikkel als organisatie een visie over het samenwerken met pleidingsverstrekkers. Zo weten ze heel duidelijk wat je van hen verwacht. Voorbeeld VIVOvzw

Tip 2: Als je regelmatig samenwerkt met externe opleidingsverstrekkers, loont het de moeite om een procedure rond het omgaan met opleidingsverstrekkers uit te werken.